Blog
Verfahrensdokumentation ersetzendes Scannen
Du scannt Belege und willst Originale vernichten — dann gehört das ersetzende Scannen klar in deine Verfahrensdokumentation. Hier eine praxisnahe Übersicht, was du dazu beschreiben solltest: Scan-Prozess, Qualitätskontrolle, Vernichtungsfreigabe und Ausnahmen. Ohne Rechtsgarantien, ohne Hype.
Kurz: Dokumentiere, wie ihr paperlose Originale durch digitale Abbilder ersetzt — wer scannt, wie geprüft wird, wann vernichtet wird und was ausgenommen ist. Das ersetzt keine Steuerberatung und kein Konformitätsversprechen.
Keine Steuerberatung. Dieser Text und alle Ergebnisse unter gobd-doku-erstellen.de sind allgemeine Arbeitshilfen. Sie ersetzen keine Prüfung oder Freigabe durch Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt.
Was meint „ersetzendes Scannen“ hier?
Gemeint ist der Praxisfall: Papierbelege werden gescannt (oder fotografiert), digital abgelegt und das Papier später vernichtet — mit dem Anspruch, dass das digitale Abbild den Beleg für Aufbewahrung und Prüfung trägt.
Ob und unter welchen Bedingungen das für euren Betrieb passt, entscheidet ihr mit dem Steuerberater. Dieser Artikel listet nur, was in der Verfahrensdokumentation typischerweise beschrieben werden sollte.
Zum Gesamtaufbau der Dokumentation: GoBD Verfahrensdokumentation erstellen.
Was du zum Scan-Prozess dokumentieren solltest
Schreibe den Ist-Zustand, nicht den Wunschzustand.
Eingang und Vorbereitung
- Welche Belegarten werden gescannt (Eingangsrechnungen, Quittungen, Verträge …)?
- Wo kommen Papierbelege an (Post, Vor-Ort, Außendienst)?
- Wer bereitet vor (Klammern, Duplikate, Lesbarkeit)?
- Gibt es eine Warte-/Sammelstelle vor dem Scan?
Scannen selbst
- Wer scannt (Rolle/Person)?
- Mit welchem Gerät / welcher App / welchem DMS?
- Auflösung, Farbe/SW, Dateiformat (soweit festgehalten)
- Wann wird gescannt (täglich, wöchentlich, bei Eingang)?
- Wie heißen Dateien / wie werden sie indiziert oder verschlagwortet?
- Wohin landet der Scan (Ordner, DMS, Buchhaltungssoftware)?
Weitergabe an die Buchhaltung
- Wer gibt den Scan an Buchhaltung / Steuerberater weiter?
- Manuell, Upload, Schnittstelle?
- Was passiert bei Rückfragen zum Beleg?
Qualitätskontrolle (QC)
Ohne QC bleibt der Scan-Prozess unvollständig dokumentiert — und in der Praxis fehleranfällig.
Checkliste QC:
- Wer prüft die Scan-Qualität (Vollständigkeit, Lesbarkeit, Seitenreihenfolge)?
- Wann wird geprüft (sofort, Stichprobe, vor Vernichtung)?
- Was gilt als „nicht ausreichend“ (abgeschnitten, unscharf, fehlende Seite)?
- Wie wird nachgescannt / korrigiert?
- Wird die Prüfung protokolliert oder zumindest nachvollziehbar festgehalten?
- Vertretung, wenn die QC-Person fehlt?
Halte fest, was bei euch wirklich läuft — nicht was im Handbuch der Software steht.
Vernichtungsfreigabe
Wenn Originale vernichtet werden, sollte die Dokumentation klar sagen: wann, wer, nach welchen Kriterien.
Checkliste Vernichtung:
- Wer gibt die Vernichtung frei (Rolle)?
- Nach welchem Schritt (nach QC, nach Buchung, nach X Tagen)?
- Gibt es eine Aufbewahrungsfrist für Papier vor der Vernichtung?
- Wie wird vernichtet (Schredder, Dienstleister)?
- Wird die Vernichtung dokumentiert (Datum, Charge, Verantwortlicher)?
- Was passiert, wenn QC fehlschlägt — Vernichtung gestoppt?
Ohne klare Freigabe-Logik entsteht oft der Eindruck: „wir scannen und wegwerfen“ — ohne nachvollziehbaren Ablauf.
Ausnahmen: was nicht (oder anders) behandelt wird
Nicht jeder Beleg läuft gleich. Dokumentiere Ausnahmen explizit.
Beispiele, die oft relevant sind:
- Originale, die ihr aus rechtlichen oder vertraglichen Gründen behaltet
- Belege mit besonderen Aufbewahrungsanforderungen (soweit bei euch bekannt — mit Berater klären)
- Kassenbelege / Thermopapier / sehr kleine Formate
- Fremdwährung, mehrseitige Anlagen, Lieferscheine
- Belege, die nur fotografiert (Handy) statt gescannt werden
- Notfall-/Homeoffice-Scans außerhalb des Standardprozesses
- Was passiert bei unleserlichen Originalen
Wenn es Ausnahmen gibt, beschreibe den Alternativweg (z. B. Papier bleibt, Scan nur zur Arbeitskopie).
Soft-CTA: Readiness-Check
Unklar, ob euer Scan-Setup schon dokumentationsreif ist? Der kostenlose Readiness-Check fragt u. a. Belegwege, Software und Verantwortliche ab — ohne Kreditkarte.
Mini-Checkliste: Block „Ersetzendes Scannen“ fertig?
Übernimm das als Abschnitt in eurer Verfahrensdokumentation (oder als Anlage):
- Zweck und Geltungsbereich (welche Belege, welche Standorte)
- Rollen: Scannen, QC, Freigabe, Vernichtung, Vertretung
- Technischer Ablauf inkl. Systeme und Ablage
- Qualitätskontrolle inkl. Nachbearbeitung
- Vernichtungsfreigabe inkl. Dokumentation der Vernichtung
- Ausnahmen und Alternativwege
- Änderungen am Scan-Prozess (wer aktualisiert die Doku?)
- Offene Punkte sichtbar listen
Zum Abgleich aller Doku-Teile: Verfahrensdokumentation Checkliste.
Häufige Praxisfehler
- Scan beschrieben, QC und Vernichtung fehlen
- „Das DMS macht das“ — ohne Rollen und Freigabe
- Handy-Fotos im Außendienst nicht im Standardprozess erwähnt
- Ausnahmen nur mündlich bekannt
- Prozess geändert (neues Gerät, neuer Dienstleister), Doku nicht aktualisiert
- Offene Punkte verschwiegen statt markiert
Primär-CTA: Verfahrensdokumentation online erstellen
Wenn du den Scan-Block nicht leer formulieren willst: GoBD-Verfahrensdokumentation erstellen — geführtes Intake, PDF plus Offene-Punkte-Liste. Keine Steuerberatung. 14 Tage Zufriedenheitsgarantie — volle Erstattung, solange noch kein PDF erzeugt wurde.
FAQ
Muss ersetzendes Scannen in jeder Verfahrensdokumentation stehen?
Nur wenn ihr so arbeitet (oder plant). Wenn alle Originale aufbewahrt werden und Scans nur Arbeitskopien sind, beschreibe das klar — und vermeide den Eindruck von Ersetzung.
Reicht „wir scannen mit dem Multifunktionsgerät“?
Nein. Mindestens Rollen, Ablauf, QC, Ablage und — falls zutreffend — Vernichtungsfreigabe und Ausnahmen gehören dazu.
Wer darf die Vernichtung freigeben?
Das legt ihr betrieblich fest und dokumentiert es. Oft liegt die Freigabe bei einer klar benannten Rolle (nicht „irgendjemand aus dem Büro“). Details mit dem Steuerberater abstimmen.
Sind Handy-Fotos erlaubt?
Das ist eine fachliche/rechtliche Frage an euren Berater. In der Verfahrensdokumentation solltest du den tatsächlichen Weg (inkl. Handy) und die QC dafür beschreiben, falls ihr so arbeitet.
Macht euer PDF uns „scan-konform“?
Nein. Wir versprechen keine GoBD-Konformität und keine Rechtssicherheit. Das PDF ist ein geführter Entwurf zur Abstimmung. Verantwortung für Inhalt und Verwendung bleibt bei dir bzw. bei der beratenen Freigabe.
Weiterlesen
- GoBD Verfahrensdokumentation erstellen — Gesamtaufbau und Vorgehen
- Verfahrensdokumentation Checkliste — Abgleich vor „fertig“
Disclaimer
Der Dienst unter gobd-doku-erstellen.de (Anbieter: IKAT GmbH) unterstützt dich bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation im Sinne der GoBD. Die bereitgestellten Texte, Vorlagen und Ausgaben sind allgemeine Arbeitshilfen und stellen keine Steuerberatung, keine Rechtsberatung und keine verbindliche Auskunft dar.
Es kommt kein Steuerberatungs- und kein Anwaltsvertrag zustande. Ob und in welchem Umfang ersetzendes Scannen und eine Verfahrensdokumentation für dein Unternehmen erforderlich oder ausreichend sind, hängt von deiner konkreten Situation ab. Eine Prüfung oder Freigabe durch Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt ersetzen wir nicht.
Du bleibst für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der erzeugten Dokumentation sowie für deren Verwendung gegenüber Finanzverwaltung oder Dritten selbst verantwortlich. Wir übernehmen keine Gewähr dafür, dass die erzeugte Dokumentation — einschließlich der Beschreibung von Scan-, QC- und Vernichtungsprozessen — in einem konkreten Prüfungsfall als ausreichend anerkannt wird. Siehe auch die FAQ.