Blog
Verfahrensdokumentation Checkliste
Du willst wissen, ob deine Verfahrensdokumentation die wichtigen Punkte abdeckt — ohne dich in Fachjargon zu verlieren. Diese Verfahrensdokumentation Checkliste hilft dir, Lücken sichtbar zu machen: für KMU, Handwerksbetriebe und überschaubare Teams, die Belege digital ablegen oder scannen.
Kurz: Die Checkliste folgt den vier üblichen Teilen (Allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, Technische Systemdokumentation, Betriebsdokumentation), ergänzt um ersetzendes Scannen und einen Block „Vor Freigabe“. Abhaken heißt nicht „fertig und anerkannt“ — es heißt: du hast die Themen bewusst geprüft.
Keine Steuerberatung. Dieser Text und alle Ergebnisse unter gobd-doku-erstellen.de sind allgemeine Arbeitshilfen. Sie ersetzen keine Prüfung oder Freigabe durch Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt.
Mehr Kontext zum Aufbau und zur Erstellung findest du im Pillar: GoBD Verfahrensdokumentation erstellen.
Wofür ist diese GoBD Checkliste Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege bei dir entstehen, erfasst, verarbeitet, gespeichert und aufbewahrt werden — und wer dafür verantwortlich ist. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erwarten eine nachvollziehbare Beschreibung. Ein sachverständiger Dritter soll den Ablauf ohne Extra-Erklärung verstehen können.
Diese Checkliste ist kein Ersatz für Beratung und kein Versprechen, dass jedes Finanzamt jedes Dokument als ausreichend anerkennt. Sie ist eine Arbeitsliste, damit du:
- nichts Offensichtliches vergisst (Verantwortliche, Systeme, Belegwege)
- Anwender- und Technikteil nicht durcheinanderwirfst
- beim Scannen die heiklen Punkte (Qualität, Vernichtung, Ausnahmen) bewusst prüfst
- vor der Freigabe durch die Geschäftsleitung noch einmal strukturiert durchgehst
Besonders nützlich, wenn du mit DATEV, sevdesk, lexoffice oder ähnlichen Tools arbeitest, Papier und E-Mail mischst oder demnächst „endlich etwas Greifbares“ ablegen willst.
So nutzt du die Checkliste
- Drucke sie aus oder kopiere sie in dein Notiztool.
- Hake nur ab, was bei euch wirklich so läuft — nicht, was in einer Vorlage steht.
- Markiere Unklares als offenen Punkt (Name, Thema, wer klärt bis wann).
- Stimme den Entwurf mit deinem Steuerberater ab, bevor du „fertig“ sagst.
Tipp: Orientiere dich an den vier Teilen als Gerüst. Details stehen oft schon in Arbeitsanweisungen, DMS-Handbüchern oder IT-Notizen — verweise darauf, statt alles zu kopieren.
Checkliste 1: Allgemeine Beschreibung
Hier legst du den Rahmen fest: Wer ihr seid, wofür die Doku da ist, welche Belege und Systeme betroffen sind.
- Unternehmen / Betrieb klar benannt (Name, ggf. Rechtsform, Standort)
- Branche und kurze Beschreibung der Tätigkeit
- Zweck der Verfahrensdokumentation formuliert (Belegwege, Systeme, Verantwortlichkeiten nachvollziehbar machen)
- Geltungsbereich abgegrenzt (welche Standorte, welche Organisationsteile, welche Belegarten)
- Belegarten aufgelistet (Eingangs-/Ausgangsrechnungen, Kasse, Bank, Verträge, Lieferscheine …)
- Überblick der eingesetzten Systeme (Buchhaltung, DMS, Scanner, E-Mail, Cloud-Ablage, Schnittstellen)
- Verantwortliche für die Verfahrensdokumentation benannt (Inhaltspflege, Freigabe)
- Freigabe durch die Geschäftsleitung vorgesehen bzw. dokumentiert
- Version, Datum und Änderungsvermerk der Dokumentation vorhanden
- Verweis auf zugehörige Unterlagen (Arbeitsanweisungen, IT-Handbücher, Aufbewahrungsregeln)
Checkliste 2: Anwenderdokumentation
Hier geht es um den Alltag: Wie kommen Belege rein, wer prüft, wer legt ab, wie kommt es zur Buchhaltung?
- Eingangskanäle beschrieben (Post, E-Mail, Upload-Portal, App, Scan vor Ort)
- Ablauf vom Eingang bis zur Ablage / Buchung in nachvollziehbaren Schritten
- Rollen klar: wer erfasst, wer prüft inhaltlich, wer gibt frei, wer bucht
- Vertretungsregelung angesprochen (Urlaub, Krankheit)
- Ablage- und Benennungsregeln dokumentiert (Ordnerstruktur, Dateinamen, Indexfelder)
- Umgang mit fehlerhaften oder unvollständigen Belegen beschrieben
- Weitergabe an Steuerberater / Buchhaltung beschrieben (Zeitpunkt, Format, Verantwortliche)
- Besonderheiten für Ausgangsbelege (Erstellung, Versand, Ablage der Kopie)
- Kassendaten / Zahlungswege, falls vorhanden, kurz eingeordnet
- Schulung oder Einweisung neuer Mitarbeitender erwähnt, soweit relevant
Soft-CTA: Readiness-Check
Unsicher, ob du die Basics schon beisammen hast? Mach den kostenlosen Readiness-Check: kurze Fragen zu Branche, Software, Belegwegen, IT und Verantwortlichen — ohne Kreditkarte.
Zum Sortieren des Inhalts auf einer Seite: Inhalt einer Verfahrensdokumentation — Mini-Gliederung für KMU (PDF).
Checkliste 3: Technische Systemdokumentation
Hier beschreibst du die Systeme so, dass ein Prüfer versteht, wo Daten liegen und wie sie erreichbar sind — ohne Betriebsgeheimnisse auszubreiten.
- Software und wesentliche Module / Versionen (soweit sinnvoll) genannt
- Hosting / Speicherorte benannt (lokal, Server, Cloud-Anbieter, Steuerberater-System)
- Schnittstellen zwischen Systemen grob beschrieben (Import/Export, API, manuelle Übergabe)
- Zugriffsmöglichkeiten und Authentifizierung angesprochen (wer darf wohin)
- Maßnahmen zur Unveränderbarkeit / Nachvollziehbarkeit, soweit vorhanden (Protokollierung, Versionierung, Schreibschutz)
- Datenzugriff / Export für die Betriebsprüfung bedacht (Formate, Verantwortliche, Fristen)
- Umgang mit E-Mails als Belege (Ablage, Indexierung, ggf. PDF-Export)
- Scanner / Multifunktionsgeräte und Scan-Software, falls eingesetzt, genannt
- Mobile Erfassung (Smartphone-App), falls genutzt, beschrieben
- Verweis auf Hersteller- oder IT-Dokumentation, wo Details ausgelagert sind
Checkliste 4: Betriebsdokumentation
Hier geht es um Organisation: Rechte, Sicherung, Änderungen und Pflege der Dokumentation selbst.
- Berechtigungskonzept / Rollenübersicht (wer darf lesen, schreiben, löschen, freigeben)
- Onboarding und Offboarding von Zugängen angesprochen
- Backup-Verantwortung und grobe Frequenz dokumentiert
- Wiederherstellungstest oder zumindest Wiederherstellungswege erwähnt, soweit vorhanden
- Änderungsmanagement: wer darf Prozesse/Systeme ändern, wie wird das nachgehalten
- Aktualisierung der Verfahrensdokumentation bei wesentlichen Änderungen vorgesehen
- Aufbewahrungsfristen und Lösch-/Archivregeln angesprochen (ohne Rechtsberatung zu ersetzen)
- Datenschutz / Vertraulichkeit zumindest organisatorisch eingeordnet (Zugriffe, Weitergabe)
- Schulung / Sensibilisierung zu Belegablage und Scan-Qualität, falls relevant
- Versionierung und Archivierung alter Fassungen der Verfahrensdokumentation geregelt
Extra: Checkliste ersetzendes Scannen
Nur relevant, wenn du Papierbelege scannst und Originale vernichten oder nicht mehr führend führen willst. Dann brauchst du in der Verfahrensdokumentation besonders klare Aussagen — diese Punkte solltest du bewusst prüfen:
- Entscheidung dokumentiert: welche Belege werden ersetzt gescannt, welche bleiben als Papier erhalten
- Scan-Prozess beschrieben (wer, wann, mit welchem Gerät/Software, Qualitätsvorgaben)
- Qualitätskontrolle beschrieben (Lesbarkeit, Vollständigkeit, Seitenreihenfolge, Farbe/Graustufen falls nötig)
- Umgang mit fehlerhaften Scans (Nachscan, Kennzeichnung, Verantwortliche)
- Indexierung / Verschlagwortung nach dem Scan geregelt
- Speicherung des Scan-Images und Verknüpfung zur Buchhaltung beschrieben
- Vernichtungsregeln und Freigabe vor Vernichtung dokumentiert (wer entscheidet, wann)
- Ausnahmen benannt (z. B. Urkunden, Unterlagen mit besonderer Form, die ihr nicht vernichtet)
- Aufbewahrung der Scans über die erforderliche Dauer angesprochen
- Mitarbeitende für den Scan-Prozess eingewiesen; Vertretung geklärt
Wenn du nicht ersetzend scannst, notiere das kurz in der Allgemeinen Beschreibung — dann ist klar, warum dieser Block fehlt.
Vor Freigabe: finale Checkliste
Bevor die Geschäftsleitung freigibt und du den Entwurf zur Abstimmung gibst:
- Alle vier Teile ausgefüllt und auf eure Realität bezogen (kein unveränderter Mustertest)
- Verantwortlichkeiten mit Klarnamen oder Rollen benannt
- Systeme und Belegwege stimmen mit dem Ist-Zustand überein
- Beim ersetzenden Scannen: Scan-, Qualitäts- und Vernichtungsregeln enthalten
- Offene Punkte sichtbar gelistet (nicht „stillschweigend weggelassen“)
- Widersprüche zwischen Anwender- und Technikteil bereinigt
- Version, Datum, Freigabevermerk vorbereitet
- Ablageort der aktuellen Fassung festgelegt
- Termin mit Steuerberater zur Abstimmung geplant
- Bei System- oder Prozesswechsel: nächster Review-Termin notiert
Primär-CTA: Verfahrensdokumentation erstellen
Wenn du die Checkliste nicht in ein leeres Dokument tippen willst: Verfahrensdokumentation erstellen — geführtes Intake, dann strukturiertes PDF plus Offene-Punkte-Liste. Ca. 5–8 Minuten für den Einstieg. Keine Steuerberatung. 14 Tage Zufriedenheitsgarantie — volle Erstattung, solange noch kein PDF erzeugt wurde.
Die Checkliste hier bleibt nützlich: zum Gegenlesen, zum Abstimmen mit dem Berater und zum Nachhalten offener Punkte.
FAQ
Reicht es, die Checkliste GoBD Verfahrensdokumentation abzuhaken?
Nein. Abhaken hilft dir, Themen nicht zu vergessen. Ob Inhalt, Vollständigkeit und Aktualität für deinen Betrieb passen, prüfst du mit deinem Steuerberater. Die Checkliste ersetzt keine Beratung und keine Freigabe.
Muss jeder Punkt aus der Checkliste im Text stehen?
Nicht jeder Unterpunkt muss einen eigenen Absatz haben. Wichtig ist, dass die Themen inhaltlich abgedeckt oder bewusst als offen markiert sind. Manches kannst du per Verweis auf bestehende Anweisungen lösen — dann muss der Verweis aber stimmen und auffindbar sein.
Was ist der Unterschied zwischen den vier Teilen?
Die Allgemeine Beschreibung setzt den Rahmen. Die Anwenderdokumentation beschreibt den Arbeitsablauf. Die Technische Systemdokumentation beschreibt Systeme, Speicher und Zugriff. Die Betriebsdokumentation regelt Organisation, Rechte, Backup und Pflege. In der Praxis überschneiden sich Punkte — Hauptsache, nichts Wesentliches fehlt doppelt unklar.
Brauche ich den Extra-Block zum Scannen immer?
Nur wenn du Papier durch Scans ersetzt bzw. Originale vernichtest oder nicht mehr führend führst. Sonst reicht ein kurzer Hinweis, dass kein ersetzendes Scannen stattfindet. Details dazu auch im Pillar GoBD Verfahrensdokumentation erstellen.
Wie oft sollte ich die Checkliste erneut durchgehen?
Immer bei wesentlichen Prozess- oder Systemänderungen — und in sinnvollen Abständen (z. B. jährlich), ob der Text noch zur Praxis passt. Die Checkliste eignet sich gut als Review-Leitfaden.
Ersetzt euer PDF diese Checkliste?
Nein. Das PDF aus dem geführten Intake ist ein Entwurf auf Basis deiner Angaben. Diese Checkliste kannst du parallel nutzen, um Lücken und offene Punkte zu markieren, bevor du mit dem Steuerberater sprichst.
Disclaimer
Der Dienst unter gobd-doku-erstellen.de (Anbieter: IKAT GmbH) unterstützt dich bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation im Sinne der GoBD. Die bereitgestellten Texte, Vorlagen, Checklisten und Ausgaben sind allgemeine Arbeitshilfen und stellen keine Steuerberatung, keine Rechtsberatung und keine verbindliche Auskunft dar.
Es kommt kein Steuerberatungs- und kein Anwaltsvertrag zustande. Ob und in welchem Umfang eine Verfahrensdokumentation für dein Unternehmen erforderlich oder ausreichend ist, hängt von deiner konkreten Situation ab. Eine Prüfung oder Freigabe durch Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt ersetzen wir nicht.
Du bleibst für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der erzeugten Dokumentation sowie für deren Verwendung gegenüber Finanzverwaltung oder Dritten selbst verantwortlich. Wir übernehmen keine Gewähr dafür, dass die erzeugte Dokumentation in einem konkreten Prüfungsfall als ausreichend anerkannt wird. Es gibt keine Zusicherung von Konformität oder Vollständigkeit. Siehe auch die FAQ.