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GoBD Verfahrensdokumentation für die Kasse

5. Oktober 2026

Bargeld braucht in der GoBD Verfahrensdokumentation einen eigenen, konkreten Abschnitt. Gemeint ist nicht ein allgemeiner Satz „Wir haben eine Kasse“, sondern der Ablauf, den Sie wirklich fahren: welches System, wer abschließt, wie Stornos laufen, wo die Daten liegen. Die GoBD Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten Belegweg. Dieser Artikel beschränkt sich auf die Kassenführung.

Kurz: Elektronische Kassen und die offene Ladenkasse werden unterschiedlich dokumentiert. Elektronische Aufzeichnungssysteme brauchen grundsätzlich eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Die offene Ladenkasse arbeitet mit Zählprotokoll und Kassenbericht. In beiden Fällen gehören Zuständigkeiten, Tagesabschluss, Bargeldbewegungen, Aufbewahrung und der Ausfall der Kasse in den Text.

Keine Steuerberatung. Dieser Text und alle Ergebnisse unter gobd-doku-erstellen.de sind allgemeine Arbeitshilfen. Sie ersetzen keine Prüfung oder Freigabe durch Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt.

Ob Sie überhaupt eine Verfahrensdokumentation brauchen, steht in Verfahrensdokumentation GoBD Pflicht. Hier geht es darum, was der Kassenteil enthalten sollte.

Warum der Kassenteil in die GoBD Verfahrensdokumentation gehört

Kassenvorgänge sind Grundaufzeichnungen. Ein sachverständiger Dritter soll nachvollziehen können, wie aus einem Verkauf eine Buchung wird und wo das Geld geblieben ist. Der Produktname allein leistet das nicht. Die Dokumentation verbindet Gerät, Personen und Ablage.

Typisch ist das in der Gastronomie, im Einzelhandel und im Friseurhandwerk: viel Bargeld, täglicher Abschluss, manchmal mehrere Personen an einer Kasse. Dieselben Punkte gelten für andere Betriebe mit Kasse. Die Branche ersetzt keine Beschreibung Ihres Systems.

Die Gesamtdokumentation — Belege, Rollen, Systeme, Freigabe — bleibt der Rahmen. Den Aufbau finden Sie unter GoBD Verfahrensdokumentation erstellen. Ändert sich Kasse oder Ablauf, passen Sie die Dokumentation an; dazu der Artikel Verfahrensdokumentation aktualisieren.

Elektronische Kasse mit TSE und offene Ladenkasse

Zwei Wege kommen in der Praxis immer wieder vor. Vermischen Sie sie im Text nicht.

Elektronisches Aufzeichnungssystem

Elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne von § 146a AO — etwa eine Registrierkasse oder eine PC-Kasse — müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein. Rechtsgrundlage sind § 146a AO und die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Das gilt grundsätzlich seit dem 1. Januar 2020.

In der Verfahrensdokumentation benennen Sie das eingesetzte System und die Version, die Betriebsstätte und die TSE, die tatsächlich angebunden ist. „TSE vorhanden“ ohne Systemnamen ist zu dünn. Liegen Handbuch oder TSE-Unterlagen beim Gerät oder beim Dienstleister, verweisen Sie darauf, statt sie abzuschreiben.

Offene Ladenkasse

Eine offene Ladenkasse ist kein elektronisches Aufzeichnungssystem. Die TSE-Pflicht aus § 146a AO gilt für sie nicht. Der Tagesnachweis ist das Zählprotokoll beziehungsweise der Kassenbericht: Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben, gezählter Endbestand. Wer zählt, wann gezählt wird und wo das Protokoll abgelegt wird, gehört in die Dokumentation.

Offene Ladenkassen fallen nicht unter die Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme. Das macht den Kassenbericht nicht entbehrlich. Er ist bei diesem Modell der Nachweis des Tages.

Nutzen Sie beides — etwa eine elektronische Kasse im Laden und eine offene Kasse auf dem Markt — beschreiben Sie beide Wege getrennt. Ein gemeinsamer Satz bleibt unscharf.

Belegausgabe, Mitteilung und Kassen-Nachschau

Für elektronische Aufzeichnungssysteme gilt die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO. Ein Beleg ist dem Kunden grundsätzlich zur Verfügung zu stellen. Eine Befreiung ist auf Antrag nach § 148 AO möglich. Sie gilt nicht automatisch und nicht schon deshalb, weil wenig Kundschaft einen Beleg mitnimmt. Ob ein Antrag in Ihrem Fall trägt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Die Dokumentation sollte festhalten, ob Sie Belege ausgeben oder ob eine Befreiung vorliegt.

Hinzu kommt die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO. Seit dem 1. Januar 2025 ist die Mitteilung elektronisch über Mein ELSTER beziehungsweise ERiC möglich. Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 mitzuteilen. Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft oder außer Betrieb genommen werden, sind innerhalb eines Monats mitzuteilen. Pro Betriebsstätte werden alle Systeme in einer Mitteilung erfasst. Die offene Ladenkasse fällt nicht unter diese Mitteilungspflicht.

Die Kassen-Nachschau nach § 146b AO kann unangekündigt stattfinden. Sie prüft die Kassenführung vor Ort und ist kein Ersatz für eine Betriebsprüfung. Eine aktuelle Beschreibung von System, Abschluss und Aufbewahrung hilft, den Ablauf zu erklären, wenn danach gefragt wird. Sie sagt nichts über den Ausgang.

Kassenbuch und Branchenalltag

Das Kassenbuch führt die Bargeldbewegungen fort: Einnahmen, Ausgaben, Einlagen, Entnahmen, Bestand. Bei einer elektronischen Kasse entsteht vieles im System; das Kassenbuch oder die anschließende Buchung muss dazu passen. Bei der offenen Ladenkasse ist der Kassenbericht oft die Grundlage für die Eintragung.

In Gastronomie, Einzelhandel und Friseursalon wiederholen sich dieselben Fragen, nur die Belege heißen anders:

Schreiben Sie nur, was bei Ihnen vorkommt. Ein Friseursalon ohne Gutscheine braucht keinen Gutscheinprozess. Ein Laden mit Wechselgeld braucht einen Satz dazu, wo der Wechselgeldbestand herkommt und wie er gezählt wird.

Was der Kassenteil beschreiben sollte

Orientieren Sie sich an dieser Liste und streichen Sie, was Sie nicht einsetzen. Ergänzen Sie, was bei Ihnen zusätzlich läuft.

System und Version

Name des Kassensystems, Version, Standort, seit wann es im Einsatz ist. Bei mehreren Kassen: je Kasse oder je Typ, nicht ein Sammelbegriff. Bei der offenen Ladenkasse: dass keine elektronische Kasse im Einsatz ist und welches Zählprotokoll Sie nutzen.

TSE

Bei elektronischen Systemen: welche zertifizierte TSE angebunden ist und wo die zugehörigen Unterlagen liegen. Bei der offenen Ladenkasse: kurzer Hinweis, dass keine TSE eingesetzt wird, weil kein elektronisches Aufzeichnungssystem vorliegt.

Zuständigkeiten

Wer öffnet, wer kassiert, wer den Abschluss macht, wer Bargeld zur Bank bringt, wer die Daten an die Buchhaltung gibt. Eine Vertretung für Urlaub und Krankheit reicht oft in einem Satz.

Kassenabschluss und Tagesabschluss

Wann der Abschluss läuft, wer ihn auslöst, welcher Beleg entsteht und wo er abgelegt wird. Bei der offenen Ladenkasse ist das der Zählvorgang mit Kassenbericht. Halten Sie fest, was bei einer Differenz passiert: nachzählen, vermerken, wer informiert wird.

Storno und Trainingsmodus

Beschreiben Sie Storno nur so, wie Ihr System es kann. Sinnvoll ist: wer stornieren darf, und dass der Ursprungsvorgang nachvollziehbar bleibt. Ein stilles Löschen ohne Spur passt nicht zu einer prüfbaren Kasse.

Hat das System einen Trainingsmodus, nennen Sie ihn. Halten Sie fest, wer ihn einschalten darf und dass Trainingsvorgänge als solche erkennbar sind und nicht in den Tagesumsatz und nicht in die Buchführung eingehen. Gibt es keinen Trainingsmodus, genügt ein Satz, dass keiner genutzt wird.

Einlagen und Entnahmen

Wechselgeld, Privatentnahmen, Privateinlagen, Geldtransit zur Bank: Betrag, Zeitpunkt, Person. Diese Bewegungen sind kein Umsatz. Die Dokumentation sollte sagen, woran man sie im Kassenbuch oder im Abschluss erkennt.

Datenexport und Aufbewahrung

Wo die Abschluss- und Exportdaten liegen, wer sie erzeugen kann und wie sie zur Buchhaltung oder in die Kanzlei kommen. Für die Fristen gilt nach dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz: Buchungsbelege acht Jahre, Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare zehn Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Welcher Frist Kassenbuch, Tagesabschluss, Einzelbeleg oder die Verfahrensdokumentation selbst unterliegen, stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab. Dieser Text ordnet Ihre Unterlagen nicht einer Frist zu.

Änderungen und Updates

Neue Version, neue TSE, zusätzliche Kasse, Wechsel von der offenen Ladenkasse auf ein elektronisches System oder umgekehrt: Anlass, Datum, Auswirkung auf den Ablauf. Die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO, soweit sie für Ihr System gilt, und die Anpassung der Verfahrensdokumentation sind zwei verschiedene Schritte. Beide gehören in den Blick, sobald sich das System ändert. Zur Pflege des Texts: Verfahrensdokumentation aktualisieren.

Ausfall der Kasse

Halten Sie fest, wie Sie verkaufen, wenn die elektronische Kasse ausfällt: wer entscheidet, wie die Vorgänge in der Zwischenzeit festgehalten werden, wie nach dem Neustart nacherfasst wird und wann die Beratung eingeschaltet wird. Bei der offenen Ladenkasse halten Sie ein fehlendes Protokoll als Abweichung fest, statt es still nachzutragen.

Soft-CTA: Readiness-Check

Unsicher, ob Kasse, Belegweg und Verantwortliche schon greifbar sind? Machen Sie den kostenlosen Readiness-Check: kurze Fragen zu Branche, Software, Belegwegen und Verantwortlichen — ohne Kreditkarte.

Zum Abhaken auf einer Seite: 10 Offene Punkte vor der Prüfung (PDF).

Primär-CTA: Verfahrensdokumentation online erstellen

Wenn Sie den Kassenteil nicht in eine leere Datei schreiben möchten: GoBD-Verfahrensdokumentation erstellen — kurzes Intake, dann PDF und Offene-Punkte-Liste. Ca. 5–8 Minuten für den Einstieg. Keine Steuerberatung. 14 Tage Zufriedenheitsgarantie — volle Erstattung, solange noch kein PDF erzeugt wurde.

FAQ

Braucht die offene Ladenkasse eine TSE?

Die TSE-Pflicht aus § 146a AO und der KassenSichV gilt für elektronische Aufzeichnungssysteme, grundsätzlich seit dem 1. Januar 2020. Die offene Ladenkasse ist kein solches System. Dokumentieren Sie stattdessen Zählprotokoll und Kassenbericht. Eine Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO ist für die offene Ladenkasse nicht vorgesehen.

Ersetzt die TSE die Verfahrensdokumentation?

Nein. Die TSE sichert das elektronische System technisch ab. Die GoBD Verfahrensdokumentation beschreibt Ablauf, Personen, Abschluss, Export und Aufbewahrung. Beides nebeneinander, nicht eins statt des anderen. Den Gesamtrahmen finden Sie unter GoBD Verfahrensdokumentation erstellen.

Muss jeder Betrieb ein Kassenbuch führen?

Dieser Artikel stellt das nicht für jeden Betrieb fest. Wenn Sie Bargeld führen, gehört der Umgang damit in die Dokumentation — als Kassenbuch, als Tagesabschluss oder als beides, je nach System. Ob in Ihrem Fall eine bestimmte Form vorgeschrieben ist, klärt Ihre Steuerberatung.

Was ist mit der Belegausgabepflicht?

Bei elektronischen Aufzeichnungssystemen folgt sie aus § 146a Abs. 2 AO. Eine Befreiung gibt es nur auf Antrag nach § 148 AO, nicht von selbst. Ob sie bei Ihnen vorliegt, sollte die Dokumentation sagen.

Ist die Kassen-Nachschau eine Betriebsprüfung?

Nein. § 146b AO erlaubt eine unangekündigte Kassen-Nachschau. Sie ist ein eigenes Verfahren. Eine sachliche Beschreibung Ihrer Kasse hilft bei Nachfragen. Sie ersetzt keine Vorbereitung der übrigen Dokumentation und sagt nichts über das Ergebnis.

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Disclaimer

Der Dienst unter gobd-doku-erstellen.de (Anbieter: IKAT GmbH) unterstützt Sie bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation im Sinne der GoBD. Die bereitgestellten Texte, Vorlagen und Ausgaben sind allgemeine Arbeitshilfen und stellen keine Steuerberatung, keine Rechtsberatung und keine verbindliche Auskunft dar.

Es kommt kein Steuerberatungs- und kein Anwaltsvertrag zustande. Ob und in welchem Umfang eine Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen erforderlich oder ausreichend ist, hängt von Ihrer konkreten Situation ab. Eine Prüfung oder Freigabe durch Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt ersetzen wir nicht.

Sie bleiben für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der erzeugten Dokumentation sowie für deren Verwendung gegenüber Finanzverwaltung oder Dritten selbst verantwortlich. Wir übernehmen keine Gewähr dafür, dass die erzeugte Dokumentation in einem konkreten Prüfungsfall als ausreichend anerkannt wird. Dieser Artikel enthält keine Zusicherung zu Kassen-Nachschau oder Prüfungsergebnissen. Siehe auch die FAQ.

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