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Verfahrensdokumentation Betriebsprüfung: Datenzugriff

6. Oktober 2026

In der Verfahrensdokumentation Betriebsprüfung ist der Datenzugriff ein eigener, eng begrenzter Abschnitt. Gemeint ist, wie die Finanzverwaltung bei einer Außenprüfung an die gespeicherten Daten kommt — und wie Ihre Dokumentation beschreibt, wo diese Daten liegen und wer sie bereitstellt. Den Überblick zur Betriebsprüfung insgesamt finden Sie im Artikel Verfahrensdokumentation bei der Betriebsprüfung. Dieser Text bleibt beim Datenzugriff.

Kurz: § 147 Abs. 6 AO kennt drei Formen: unmittelbarer Datenzugriff (Z1), mittelbarer Datenzugriff (Z2) und die Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format, in der Praxis weiter Datenträgerüberlassung (Z3) genannt. Die Verfahrensdokumentation soll sagen, welches System welche Daten hält, wo sie liegen, wer einen Export oder einen Lesezugang einrichten kann und was nach einem Systemwechsel mit den Altdaten geschieht. Sie sagt nichts über den Ausgang einer Prüfung.

Keine Steuerberatung. Dieser Text und alle Ergebnisse unter gobd-doku-erstellen.de sind allgemeine Arbeitshilfen. Sie ersetzen keine Prüfung oder Freigabe durch Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt.

Verfahrensdokumentation Betriebsprüfung: nur der Datenzugriff

Der Übersichtsartikel behandelt Belegwege, Verantwortliche und Aktualität. Hier geht es nur um den Datenzugriff Betriebsprüfung: Kommt die Finanzbehörde an die Daten heran, und beschreibt Ihr Text, wie das bei Ihnen funktioniert?

Rechtsgrundlage ist § 147 Abs. 6 AO. Die Vorschrift gilt, wenn die aufzubewahrenden Unterlagen mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt worden sind, und sie gilt im Rahmen einer Außenprüfung. Die GoBD — BMF-Schreiben vom 28.11.2019, geändert am 11.03.2024 und am 14.07.2025 — führen das für die Praxis aus.

Werden Unterlagen elektronisch auf Datenträgern aufbewahrt, müssen sie während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Nach § 147 Abs. 3 AO, in der Fassung nach dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, gelten zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe sowie für Wiedergaben der abgesandten. Welche Datei in welche Gruppe fällt, stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab.

Die drei Formen des Datenzugriffs

Die Finanzbehörde wählt die Form. Sie müssen nicht raten, welche verlangt wird. Sie müssen beschreiben, wie jede der drei Formen in Ihrem Betrieb möglich ist — soweit die Daten bei Ihnen oder bei einem von Ihnen benannten Dritten liegen.

Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)

Beim unmittelbaren Datenzugriff nimmt die Finanzbehörde Einsicht in die gespeicherten Daten und nutzt das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen (§ 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 1 AO). In der Verfahrensdokumentation wird dafür ein Nur-Lese-Zugriff beschrieben: Die prüfende Person kann die Daten im System ansehen. Buchungen werden darüber nicht verändert.

Halten Sie fest, in welchen Systemen ein solcher Lesezugang eingerichtet werden kann, wer ihn anlegt und wer ihn nach der Prüfung wieder entzieht. „Zugriff möglich“ ohne Systemnamen ist zu dünn. Liegt das System bei einem Dienstleister, gehört der Weg dorthin in denselben Absatz.

Mittelbarer Datenzugriff (Z2)

Beim mittelbaren Datenzugriff werten Sie oder ein beauftragter Dritter nach den Vorgaben der Finanzbehörde aus (§ 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 2 AO). Randziffer 166 der GoBD in der Fassung vom 14.07.2025 sagt dazu: Die Auswertung erfolgt mit den Möglichkeiten, die im System bereits vorhanden sind, und wird im maschinell auswertbaren Format übergeben — oder es wird anschließend ein Nur-Lesezugriff ermöglicht. Ein eigens für die Prüfung geschriebenes Programm ist damit nicht verlangt. In der Dokumentation stehen die Person, die Auswertungen fährt, und das Format der Übergabe.

Datenträgerüberlassung (Z3)

Die dritte Form wird weiterhin Datenträgerüberlassung genannt. Nach dem heutigen Wortlaut des § 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 3 AO kann die Finanzbehörde verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben in einem maschinell auswertbaren Format an sie übertragen werden. Entscheidend ist die maschinelle Auswertbarkeit, nicht ein bestimmter Markenname für das Dateiformat.

Beschreiben Sie, welche Datenbestände sich exportieren lassen, in welchem Format, durch wen, und ob ein Export schon einmal probeweise erzeugt und geöffnet wurde. Ein Format, das nur der Hersteller lesen kann, erfüllt den Zweck nicht. Ob ein konkretes Format im Einzelfall akzeptiert wird, klärt die Prüfung; die Dokumentation hält fest, was Sie tatsächlich erzeugen können.

Wenn die Daten bei einem Dritten liegen

Teilt der Steuerpflichtige mit, dass sich die Daten bei einem Dritten befinden, hat dieser Dritte der Finanzbehörde Einsicht zu gewähren, die Daten nach ihren Vorgaben maschinell auszuwerten oder sie in einem maschinell auswertbaren Format zu übertragen (§ 147 Abs. 6 Satz 2 AO). Die Kosten trägt der Steuerpflichtige. Erscheint die Prüfung bei den im Steuerberatungsgesetz genannten Personen, ist das Erscheinen in angemessener Frist anzukündigen; eine Tageszahl nennt das Gesetz nicht. In der Dokumentation benennen Sie den Dritten und den Ansprechpartner bei Ihnen.

Was die Dokumentation zum Datenzugriff beschreiben sollte

Streichen Sie, was Sie nicht einsetzen. Ein fiktives Fragemuster, keine Beschreibung Ihres Betriebs, ist das Modul 22 Prüfungszugriff und Datenbereitstellung (PDF).

Welche Systeme welche Daten halten

Nennen Sie je System, was dort tatsächlich liegt. Systeme, die Sie nicht nutzen, lassen Sie weg.

Zur Systemlandschaft: Modul 17 Systeme und Datenübertragung (PDF). Zur Ablage digitaler Unterlagen: Digitale Verfahrensdokumentation.

Wo die Daten liegen

Zu jedem System gehört der Ort: Cloud eines benannten Anbieters, Server im Betrieb, Arbeitsplatz oder Kanzlei. „In der Cloud“ ohne Anbieter ist ebenso unscharf wie „beim Steuerberater“ ohne den Hinweis, welche Bestände dort liegen. Wechseln Daten das System, genügt ein Satz zur Übergabe: wer anstößt, wie oft, in welchem Format.

Wer Exporte erstellt und in welchem Format

Nennen Sie die Rolle, die einen Export auslösen darf, die Vertretung, das Format und den Ablageort der Datei. Ein Export, den nur eine ausgeschiedene Person konnte, ist ein offener Punkt. Was Software dabei leistet und was nicht, steht in Verfahrensdokumentation Software.

Zugriffsrechte und der Lesezugang für die Prüfung

Alltäglich: wer buchen, freigeben, exportieren und Rechte entziehen darf. Für die Prüfung: wer einen Nur-Lese-Zugang einrichtet, für welche Systeme, und wer ihn danach schließt. Zum Abgleich der Rechte: Modul 18 Zugriffsrechte und Datensicherheit (PDF). Wie ein Beleg zum Datensatz wiedergefunden wird: Modul 15 Archivierung und Wiederauffindbarkeit (PDF).

Nach einem Systemwechsel

Altdaten bleiben für die Aufbewahrungsfrist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar. Ein neues Programm ersetzt das nicht, wenn die alten Jahre nur noch als nicht auswertbarer PDF-Stapel liegen.

§ 147 Abs. 6 AO lässt eine eng begrenzte Erleichterung zu. Sie gilt nach einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder nach einer Auslagerung aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtiger Daten aus dem Produktivsystem in ein anderes System — und nur, sofern noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde. Nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung oder Auslagerung folgt, reicht es, diese Daten ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten. Die Aufbewahrungsfrist selbst bleibt die des § 147 Abs. 3 AO. Sie wird nicht auf fünf Jahre verkürzt. In der Dokumentation stehen Umstellungsdatum, Ort der Altdaten, Format und die Person, die sie hervorholen kann. Ungeklärtes gehört in die Offene-Punkte-Liste.

Kanzlei, DATEV und andere Dienstleister

Liegt die Buchhaltung in der Kanzlei, oft in einem System wie DATEV, und das Belegarchiv bei Ihnen, beschreiben Sie beide Orte und die Grenze dazwischen: was Sie tun, bis die Unterlagen die Kanzlei erreichen, und was danach dort liegt. Der Auftrag verschiebt die Verantwortung für Ihre Bücher nicht. Klären Sie, wer einen Export anstößt und wer einen Lesezugang einrichtet. Dieselbe Frage gilt für einen Cloud-Anbieter oder ein Lohnbüro, soweit dort aufbewahrungspflichtige Daten liegen.

Eine kurze Vorbereitung, ohne Ergebnisversprechen

Sinnvoll ist ein Stand, den Sie und Ihre Beratung kennen.

Soft-CTA: Readiness-Check

Unsicher, ob Systeme, Datenorte und Verantwortliche schon greifbar sind? Machen Sie den kostenlosen Readiness-Check: kurze Fragen zu Branche, Software, Belegwegen und Verantwortlichen — ohne Kreditkarte.

Zum Abhaken auf einer Seite: 10 Offene Punkte vor der Prüfung (PDF).

Primär-CTA: Verfahrensdokumentation online erstellen

Wenn Sie den Abschnitt zum Datenzugriff nicht in eine leere Datei schreiben möchten: GoBD-Verfahrensdokumentation erstellen — kurzes Intake, dann PDF und Offene-Punkte-Liste. Ca. 5–8 Minuten für den Einstieg. Keine Steuerberatung.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen Z1, Z2 und Z3?

Z1 ist der unmittelbare Datenzugriff, praktisch als Nur-Lese-Zugriff im System. Z2 ist die Auswertung durch Sie oder einen Dritten nach Vorgabe der Finanzbehörde. Z3, die Datenträgerüberlassung, ist die Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format. Alle drei stehen in § 147 Abs. 6 AO. Welche Form verlangt wird, entscheidet die Finanzbehörde.

Müssen Altdaten nach einem Systemwechsel im alten Programm bleiben?

Sie müssen während der Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Läuft noch keine Außenprüfung, reicht nach § 147 Abs. 6 AO nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung oder Auslagerung folgt, ein maschinell lesbarer und maschinell auswertbarer Datenträger. Die Frist wird dadurch nicht auf fünf Jahre verkürzt.

Wer ermöglicht den Zugriff, wenn die Buchhaltung in der Kanzlei liegt?

Liegen die Daten bei einem Dritten, hat dieser Einsicht zu gewähren, auszuwerten oder die Daten maschinell auswertbar zu übertragen. Die Kosten tragen Sie. Benennen Sie Kanzlei, Datenbestand und Ihren Ansprechpartner. Die Pflicht zur Verfahrensdokumentation bleibt bei Ihnen.

Ersetzt eine Verfahrensdokumentation den Datenzugriff?

Nein. Sie beschreibt den Weg. Der Zugriff folgt aus § 147 Abs. 6 AO, sobald eine Außenprüfung die Daten verlangt. Ein Text ohne Export oder ohne benannten Lesezugang beschreibt einen Ablauf, den es so nicht gibt.

Reicht ein Export, den noch niemand erzeugt hat?

Die Dokumentation sollte zu dem passen, was Sie erzeugen können. Ein nie geprüfter Export ist kein Nachweis. Ein kurzer Probelauf mit Datum ist sachlicher. Ob das in der Prüfung genügt, lässt sich daraus nicht ableiten.

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Disclaimer

Der Dienst unter gobd-doku-erstellen.de (Anbieter: IKAT GmbH) unterstützt Sie bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation im Sinne der GoBD. Die bereitgestellten Texte, Vorlagen und Ausgaben sind allgemeine Arbeitshilfen und stellen keine Steuerberatung, keine Rechtsberatung und keine verbindliche Auskunft dar.

Es kommt kein Steuerberatungs- und kein Anwaltsvertrag zustande. Ob und in welchem Umfang eine Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen erforderlich oder ausreichend ist, hängt von Ihrer konkreten Situation ab. Eine Prüfung oder Freigabe durch Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt ersetzen wir nicht.

Sie bleiben für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der erzeugten Dokumentation sowie für deren Verwendung gegenüber Finanzverwaltung oder Dritten selbst verantwortlich. Wir übernehmen keine Gewähr dafür, dass die erzeugte Dokumentation in einem konkreten Prüfungsfall als ausreichend anerkannt wird. Dieser Artikel enthält keine Zusicherung zu Prüfungsergebnissen. Siehe auch die FAQ.

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